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Politique de confidentialité pour Heward Site
Enregistrements
Société de gestion d’investissement Heward Inc. (« Heward »), est dûment inscrite dans le catégorie de gestionnaire de portefeuille, dispensé auprès de toutes les commissions des valeurs mobilières ou autorités analogues compétentes.
Politique de confidentialité
En tant que notre client, vous avez le droit de savoir comment nous protégeons vos renseignements personnels et comment nous limitons la divulgation de ces renseignements.
Responsabilité
La collecte, l’utilisation et la divulgation de données ou d’informations sur les individus sont sujettes aux lois provinciales et fédérales sur la confidentialité de l’information. À cet effet, Société de gestion d’investissement Heward Inc. (« Heward »), a désigné la responsable de la conformité de Heward comme officier de la vie privée pour assurer de l’adhérence à la politique de confidentialité de Heward, qui s’applique à tous les clients actuels et passés de notre firme, incluant tous ceux qui investissent dans nos fonds ou l’ont fait par le passé. Cette politique de confidentialité décrit nos politiques et procédures pour la collecte, la divulgation et la sauvegarde «d’information privée», qui peut inclure vos informations financières ou autre.
Consentement
La connaissance et le consentement de l’individu sont requis pour la collecte, l’utilisation et la divulgation d’informations personnelles, sauf lorsqu’il est légalement inapproprié. Vous y avez consenti lorsque vous avez ouvert vos comptes chez nous.
Nous recueillons des renseignements personnels qui vous concernent des sources suivantes :
- Informations que vous nous fournissez sur les formulaires du profil du client (Convention), le formulaire de mise à jour du profil du client (Annexe 3), les ententes de gestion et les autres formulaires.
- Nous recueillons également de l’information lors de rencontres formelles et informelles de même que lors de nos conversations téléphoniques courantes.
- Cette information personnelle inclut, mais n’est pas limitée à, votre nom, adresse, date de naissance, numéro de permis de conduire ou numéro de passeport, la valeur de vos actifs, votre revenu et tout changement dans votre situation personnelle, ainsi qu’aux informations sur vos transactions chez Heward, et avec votre fiduciaire ou autre, tels vos soldes de comptes et les tiers avec qui vous transigez.
Heward sera vigilant en ce qui a trait à la justesse de l’information initiale et subséquente que nous collectons.
Objectifs d’identification
Les renseignements personnels que nous vous demandons sont essentiels à la livraison des services personnalisés qui répondent le mieux à vos (nos clients) besoins. Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent provenir de vous directement ou de vos institutions financières.
Les renseignements personnels pourront être utilisés aux fins suivantes :
- La compréhension et l’évaluation de vos besoins continus ainsi qu’à la rectification de votre portefeuille si nécessaire;
- La communication avec les clients, les services et l’administration incluant la facturation et la comptabilité;
- La vérification interne, externe et règlementaire;
- La conformité aux prescriptions de la loi et de ses règlements;
- Faciliter les transactions d’investissement avec les autres intermédiaires financiers;
- La conformité avec la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes.
Veuillez noter que si vous nous fournissez des renseignements personnels sur d’autres personnes (employés, personnes à charge, etc.), nous supposons que vous avez obtenu leur consentement.
Limiter l’utilisation, la divulgation et la rétention
Nous ne divulguons aucun renseignement personnel, à moins qu’il soit permis ou requis par la loi. C’est-à-dire que nous ne vendons aucune information que ce soit vos renseignements personnels ou le fait que vous êtes notre client à qui que ce soit. Principalement, nous utilisons vos renseignements pour conclure des transactions en votre nom. Voici les détails :
- Afin de conclure certaines transactions ou pour apporter certains changements à votre dossier à votre demande, il peut être nécessaire de fournir vos renseignements personnels à des tiers non affiliés, tels des fiduciaires ou gardiens de valeurs.
- Nous partageons vos renseignements personnels si la loi nous l’exige ou dans des circonstances permises par la loi, par exemple, pour protéger votre dossier contre la fraude ou si vous nous donnez la permission de le faire.
- Si vous désirez que nous partagions de l’information personnelle avec une tierce partie tels votre comptable, votre vérificateur ou votre firme de consultation, nous avons besoin d’instructions écrites décrivant les informations personnelles que vous désirez que nous partagions ainsi que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et l’adresse électronique de la tierce partie.
Législation et règlementation
La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) exigent que les organisations obtiennent votre consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation d’information sur vous.
La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes exige que nous nous conformions avec certaines mesures d’identification des clients, de garde des valeurs, de comptes rendus et de conformité interne. Celles-ci incluent la divulgation de transactions suspectes à la division d’intelligence financière du Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE).
Qu’arrive-t-il si vous fermez votre dossier?
Si vous décidez de fermer votre dossier, nous adhérons toujours à la politique de confidentialité décrite ci-dessus. HEWARD est sujette aux exigences légales portant sur le délai de rétention.
Qui peut accéder à vos renseignements personnels?
L’accès à votre dossier est restreint aux employés qui ont besoin de connaître cette information afin de vous fournir des services.
Protections
Nous maintenons des protections physiques, électroniques et procédurales qui se conforment aux règlements canadiens et américains visant à protéger votre information personnelle.
Ouverture, accès et recours
Heward rendra disponible l’information sur ses politiques et pratiques portant sur la gestion de l’information personnelle sur demande.
Vous pouvez avoir accès à l’information personnelle que nous détenons sur vous en tout temps afin de réviser son contenu et son exactitude. S’il vous plaît, nous fournir des informations spécifiques par écrit, afin de permettre une recherche complète dans nos dossiers. Heward répondra aux demandes écrites dans un délai de 30 jours.
Si vous désirez plus d’information, ou avez des inquiétudes, veuillez contacter notre officier de la vie privée à info@heward.com .
Heward peut mettre à jour cette politique de temps à autre. Lorsque nous changeons la politique de manière matérielle, une politique de mise à jour sera disponible sur notre site internet.
Déclaration relative à l’appariement
Norme canadienne 24-101 sur l’appariement et le règlement des opérations institutionnelles
Destinataires: Toutes les parties à l’appariement donnant des ordres de négociation à, ou les parties agissant en son nom, ou exécutant une opération avec Heward.
La présente déclaration relative à l’appariement est fournie conformément aux dispositions de la Norme canadienne 24-101 sur l’appariement et le règlement des opérations institutionnelles et l’Instruction complémentaire 24-101CP (la « Norme Canadienne »). Cette déclaration s’applique à toutes les opérations qui sont assujetties à la Norme canadienne.
Nous confirmons que nous avons établi, que nous conservons et que nous appliquons des politiques et des procédures conçues pour réaliser l’appariement conformément aux dispositions de la Norme canadienne.
Politique sur les données numériques
Digital data policy-Heward-FRENCH July 2023 FINAL – (formatted)